Management en andere overwegingen om van web 2.0 een succes te maken

In mijn voorgaande posts op dit blog heb ik al uitvoerig beschreven welke web 2.0 toepassingen we zouden kunnen gaan toepassen en hoe we deze kunnen implementeren. In deze post probeer ik een antwoord te geven op de vraag: Welke zaken zijn nog meer van belang om van de gekozen web 2.0 toepassingen een succes te maken? Gedeeltelijk zal onderstaande een overlap zijn van wat ik in mijn vorige posts al geschreven heb. Veel factoren die leiden tot een succes voor het toepassen van web 2.0 hebben niets te maken met techniek maar met menselijke factoren zoals...

• Draagkracht binnen Centre Céramique
  Om van web 2.0 een succes te maken dient er voldoende draagkracht te zijn binnen onze organisatie. Allereerst zullen management en communicatieafdeling overtuigd moeten zijn van het nut van web 2.0. Zelfs een wereldberoemd consultancybureau als McKinsey deelt deze mening. Daarnaast zullen op z'n minst de medewerkers die de web 2.0 werkzaamheden gaan uitvoeren moeten geloven in web 2.0. Overtuigen van de organisatie kan door middel van het tonen van goede voorbeelden van collega bibliotheken die ook web 2.0 succesvol hebben toegepast.
• Taken en werkdruk
  - Elke web 2.0 toepassing kost tijd. Het is dus belangrijk dat we goed nadenken over de werkzaamheden die er aan vast hangen en wie ze moeten gaan uitvoeren. De werkzaamheden zullen een onderdeel moeten gaan vormen van het takenpakket van de aangewezen personen. Iedereen binnen de organisatie zal zich hiervan bewust moeten zijn. Web 2.0 werkzaamheden mogen er niet zomaar wat bijhangen met de insteek dat als er toevallig wat tijd over is dat dan de medewerker er wat tijd aan mag (of kan) besteden. Indien dit laatste gebeurt dan is de kans groot dat web 2.0 binnen onze organisatie géén succes zal worden;
  - Benoem iemand die web 2.0 moet uitdragen binnen onze organisatie. Ik zie steeds meer functies specifiek gericht op web 2.0 en social media. Op de blog van Jeroen Bertrams stond laatst een post getiteld: 'Ontsla je marketing directeur; vervang hem door een community manager'. Bij onze bovenburen, het EJC, zag ik de vacature van community manager / editor en op de blog van Edwin Mijnsbergen las ik dat de Radboud Universiteit op zoek was naar een webredacteur social media. In mijn ogen duidelijke voorbeelden dat je web 2.0 er niet zomaar even bij doet.
• Continuïteit borgen
  Het is een goede zaak om de (technische) aspecten van een web 2.0 toepassing te documenteren zodat werkzaamheden gemakkelijker overgenomen kunnen worden. Tevens is het ook verstandig om een tweede persoon verantwoordelijk te maken. Zo blijft niet alle kennis bij één persoon en blijft de continuïteit hierdoor beter gewaarborgd. Denk aan verlof, ziekte of als mensen de organisatie verlaten. Door meerdere mensen verantwoordelijk te maken creëer je overigens ook meer draagvlak.
• Beleid en regels vaststellen
  Wellicht niet het meest populaire onderdeel maar wel noodzakelijk. Als er een probleem is dan kan het een goede ondersteuning bieden. Bijvoorbeeld een blogpost dat plotseling toch controversiëler is dan in eerste instantie werd gedacht. Wanneer gaan we dan deze post verwijderen? Wie maakt die beslissing? Welke opmerkingen en tags van ons publiek accepteren we en welke niet? Wanneer verwijderen we deze verkeerde opmerkingen of vragen we voor een aanpassing? Wanneer sluiten we iemand voorgoed uit?
• Duurzaamheid: bewaren wat we creëren
  Zeker als we gebruik maken van andermans servers dienen we erover na te denken of we onze web 2.0 producten willen bewaren of niet en zo ja wat we dan precies willen bewaren. Bijvoorbeeld bij een blog willen we niet alleen de posts als tekst bewaren maar ook de bijbehorende afbeeldingen, video's en geluidsfragmenten. En willen we ook de reacties van ons publiek bewaren en de eventuele reacties van ons hierop? En wat te denken van de layout van de blog? Wat willen we van een wiki bewaren? Alleen de laatste versie of ook (alle) vorige edities en zijn we alleen geïnteresseerd in de teksten of ook in de look and feel van de wiki. Als we eenmaal besloten hebben wat we willen bewaren dan dienen we nog te bekijken hoe we dat kunnen realiseren. Ook dit zal van toepassing tot toepassing verschillen.
  Absoluut geen gemakkelijk onderwerp waar ik op dit moment ook niet alle antwoorden op heb maar een zoektocht op internet zal zeker antwoorden opleveren. De meeste web 2.0 toepassingen hebben ook forums, blogs en helppagina's waar wellicht ook duurzaamheid en backups behandeld worden. Een mogelijkheid voor het archiveren van blogs en websites biedt bijvoorbeeld archive-it.org.
• Promotie
  Ik heb er al eerder over geschreven. Gaan we full swing van start of op een meer voorzichtigere manier. Uiteindelijk zullen we toch moeten bekijken met welke middelen we een web 2.0 toepassing gaan promoten naar ons publiek toe. Op de eerste plaats denk ik dan aan de middelen zoals we die nu al inzetten voor promotie zoals:
  - Jaarprogramma;
  - website;
  - maandprogramma;
  - online nieuwsbrief;
  - persberichten;
  - mondelinge reclame;
  - handtekening in onze e-mail berichten.
  Maar ook aan online middelen zoals:
  - aankondigingen op relevante discussielijsten, forums, websites, andere web 2.0 toepassingen die we al gebruiken;
  - social media buttons zoals add this.
  In ieder geval moet het voor het publiek duidelijk zijn dat we aan web 2.0 doen.
• Web 2.0 denken
  Misschien wel het belangrijkste factor om van web 2.0 een succes te maken is door web 2.0 te denken. Wat houd dit volgens mij in?:
  - Geef medewerkers de vrijheid om in de baas zijn tijd met een persoonlijk account te experimenteren met nieuwe web 2.0 toepassingen. Zo leren ze nieuwe dingen die naderhand ook voor onze organisatie relevant kunnen zijn;
  - verwacht niet van iedere web 2.0 toepassing evenveel succes. De ene keer zal het succes groot zijn en de andere keer juist niet of duurt het veel langer voordat het een succes is;
  - durf te experimenteren en ben flexibel;
  - streef niet altijd meteen naar perfectie. Ons publiek zal waarschijnlijk wel accepteren dat inhoud en presentatie niet altijd perfect zijn;
  - hou de ontwikkelingen op het gebied van web 2.0 in de gaten. Dit geldt zowel voor toepassingen die we al gebruiken als voor nieuwe toepassingen en trends. Gespecialiseerde blogs en sites zoals Frankwatching, Hyped, ZDnet, Webwereld, Emerce en vakbladen kunnen hierbij helpen;
  - kijk bij (collega) organisaties voor voorbeelden. Hoe passen zij web 2.0 toe? En treed met hun in contact voor adviezen en om ervaringen te delen;
  - probeer met andere (collega) organisaties samen te werken aan een web 2.0 toepassing. Een blog of een wiki kan bijvoorbeeld gemakkelijk met meerdere instellingen samen onderhouden worden;
  - web 2.0 is niet een op zichzelf staand iets maar moet gerelateerd zijn aan de doelstelling(en) van onze organisatie. Met andere woorden het dient een onderdeel te vormen van onze communicatie en marketing doelen.

Uit bovenstaande overwegingen blijkt wel dat het toepassen van web 2.0 tijd kost en dat er een cultuuromslag binnen onze organisatie zal moeten plaatsvinden. Het is moeilijk om plotseling geheel web 2.0 te denken en te werken. Dit zal dan ook niet zonder slag of stoot gebeuren. De cursus 23 dingen is in ieder geval een goede start voor deze cultuuromslag. Begin van dit jaar dachten we misschien nog dat Facebook bij ons in het rek stond en nu weten we al beter ;-)

Deel|

GERELATEERDE ARTIKELEN
Centre Céramique en web 2.0